Konsept og struktur i ny arkivplan v2

I denne artikkelen vil vi forklare strukturen i nye arkivplan v2. Hvis dere forholder dere til et par tips og triks , så vil dere kjapt kunne navigere, opprette nytt innhold og få god oversikt i den nye versjonen av arkivplan v2. 

Der er 3 nye hovedkonsept i arkivplan v2:

• Filter og listeverdier (tags): Filter og listeverdier er et nytt konsept i arkivplan v2 og vil erstatte endeløse mappestrukturer på en enklere måte. Det tar nok litt tid å komme seg inn i det, men dere vil se at det har store fordeler og vil begrense antall klikk for å komme til riktig informasjon.

• Filer og mapper: Dokumentene deres kan lagres som enkeltfiler eller gruppert i mapper. Man støtter ikke mappe i mappe, her benytter man listeverdier (tags). 

 

Skjermdumpen over viser Type fra Arkivplan for IKA Trøndelag. Type-filteret er åpent, og du kan se de ulike verdiene av type (feks. Arkivserieoversikt), samt antall dokumenter som er markert med de ulike typene. Bak dialogboksen med filterverdiene, kan man se filer med de ulike listeverdiene(tag'ene) (lys blå avrunding) brukt på dem.

Seksjoner / arkivplaner

Toppnivået i arkivplan v2 er seksjoner eller arkivplaner.

Toppnivåene viser alle kunder av arkivplan.no sine arkivplaner, og dere kan velge en annen kunde sin arkivplan om dere ønsker å hente inspirasjon eller kopiere fra andre sine arkivplaner.

Noen arkivplaner har egne listeverdier, som kan være forskjellig fra din arkivplan. I standardoppsettet så har du som innlogget bruker redigeringsrettighet til din egen arkivplan, og lesetilgang til de andre. 

Filter og listeverdier (tags)

Konseptet med filter og  listeverdier (tags) er viktig å forstå for å få full utnyttelse av nye arkivplan v2.

Hvert selskap som benytter arkivplan, enten det er stat, kommune eller fylkeskommune kan ha ulike lister og listeverdier. De fleste vil ha samme lister, men innholdet i de kan være ulikt fordi selskapene kan selv opprette nye listeverdier i sine arkivplaner. Nedenfor vises 2 alternativer, en fra IKA Trøndelag som har standardoppsett, og Arkivplan for Øygarden kommune som har valgt å kun ha 2 lister, Funksjon og Type. 

 

Filterne består av lister med listeverdier eller tags. Ved å klikke på "Type"-listen, vil listeverdiene for denne åpnes. Denne listen kan bli lang, og da kan du benytte søket (nr 1 i bildet under) til å begrense listeverdier. 

Antall dokument som er tilknyttet hver listeverdi (tag) vises til høyre i bildet nedenfor (2). 

 

Filer og mapper

I arkivplan v2, finnes der kun ett nivå av filer og mapper, så mappe i mappe er ikke mulig. Listeverdier gis til filer og mapper. Skjermskuddet under viser filer lastet opp i en mappe med egen tittel (1), med listeverdier fra Funksjon: (Innsyn og offentlighet), samt 2 listeverdier fra Type: "Rutine", "Rettleiar". Listeverdiene "Rutine" og "Rettleiar" har også "Sist revidert:" knyttet til seg. Disse kan dere benytte for å holde orden på når den gjeldende "Rutine" eller "Rettleiar" sist ble revidert. 

Alle dokumentene i valgte mappe listes opp i det markerte området under (3). Logg på hva som er utført, og av hvem listes opp til høyre (4). Funksjoner som er tilgjengelig vises øverst til høyre (5). 

Merk at når du bruker listeverdier på en mappe, blir de implisitt brukt på alle filene i mappen. Dermed skal mapper i akivplan v2 kun brukes til å gruppere filer som kan merkes med de samme listeverdier. Et eksempel på dette er vist i bildet ovenfor.