Spesielt ved journalføring i arkivet er det viktig å korrigere feilregistrerte objekter på riktig måte
VIKTIG:
Om du sletter noe i arkivet er dette en permanent sletting, og objektet kan ikke gjenopprettes.
Journalposter og saker skal ikke slettes, da dette vil føre til "hull" i nummerseriene, og ved et Noark-uttrekk må dette avviket redegjøres for. Journalposten eller saksmappen skal settes i status Utgår, metadata bør fjernes, teksten i tittelen kan endres om ønskelig, og deretter kan dokumenter slettes.
Mapper (basismapper), registreringer og enkeltdokumenter (filer) kan slettes uten at dette medfører samme problematikk.
Feilregistrert journalpost
Fjern metadata som er personsensitive, sett i status Utgår og legg inn merknad. Slett til slutt dokumentet.
Steg 1 - Fjerne korrespondansepart
For å fjerne korrespondansepart, stå på journalposten og skroll ned til Korrespondanseparter i informasjonsfeltet i høyre kant.
Trykk på sletteknappen (markert gult) for å slette korrespondansepart, du må bekrefte slettingen.
Steg 2 - Endre tittel, oppdatere journalpoststatus og fjern sekundærklasser
For å endre tittel, sette i status Utgår og fjerne eventuelle sekundærklasser gjør som følger:
Stå på journalposten, trykk på funksjonsknappen (knapp med tre prikker) og velg Endre
Du får da opp en redigeringsvindu.
1.
Oppdater tittelen - Endre tittelen til for eksempel "Utgår - feilregistrert" eller lignende slik at det er tydelig at journalposten skal sees bort fra (husk å gjøre dette på både Tittel og Offentlig tittel)
2.
Endre journalpoststatus til Utgår
3.
Når du er ferdig, trykk Oppdater
Steg 3 - Legge inn Merknad
Når man gjør endringer som dette bør man legge inn merknad for bakgrunn for endringen.
Stå på Journalposten du finner Merknader i informasjonsfeltet til høyre.
Trykk på Ny merknad:
Du får opp et registreringsvindu.
Velg Merknadstype Merknad
I Tekst, beskriv bakgrunnen for endringen
Trykk opprett.
Det legges da en merknad på journalposten med dato og hvem som har opprettet merknaden:
Steg 4 - Slett dokumentet
Til slutt skal dokumentet fjernes.
Stå på selve dokumentet (filen/pdf'en)
Trykk på funksjonsmenyen (tre prikker) og velg Slett
Du må deretter bekrefte slettingen.
Saksmappe utgår
Om en saksmappe er feilregistrert i arkivet må først alle journalposter i saksmappen følge oppskriften ovenfor. (Merk at om den kun ligger i feil arkivdel, så kan mappen flyttes til riktig arkivdel i stedet for å utgå)
Steg 1 - Rediger saksmappen.
- Oppdater tittel til f.eks "Utgår - feilregistrert"
- Fjern eventuell sekundærklasse som er personsensitiv
Steg 2 - Endre saksstatus
Sett saken i Utgår ved å stå inne i saksmappen. Du får opp saksstatus ved å holde musepekeren oppe i øvre del av vinduet, se eksempel nedenfor. Endre Status til Utgår.
Steg 3 - Legg inn Merknad
Legg til Merknad (finnes i informasjonsseksjonen i høyre kant)
Merknad ligger da også på saken med dato og hvem som har lagt til merknaden:
