Her finner du informasjon om hvordan du skal gå fram for korrekt å opprette en ny saksmappe eller mappe i Documaster når du er logget inn i nettleser. Følg trinnene nedenfor.
Hva er forskjellen på en mappe og saksmappe?
Det registreres mer metadata i en saksmappe enn i en mappe. I saksmappen må saksdato, administrativ enhet og saksansvarlig registreres, i tillegg til øvrige obligatoriske felter. I en mappe er ikke dette felter som må fylles ut. Se eksempler på de to nedenfor.
Opprette mappe eller saksmappe
Sørg for at du står i Arkiv, klikk på den blå knappen "+ NY" , og velg "Saksmappe" eller "Mappe"
Det åpnes en et nytt dialogvindu:
«Arkivdel», «Klasse» og «Tittel» er alltid påkrevde felt:
Arkivdel (kun ved flere arkivdeler)
Dersom det finnes flere arkivdeler, så må man velge hvilken arkivdel saken skal opprettes i. Har man valgt arkivdel på Arkivsiden beholdes dette valget når man velger Ny Mappe eller Saksmappe. Basert på valg av arkivdel vil verdiene i nedtrekksmenyen ”Klasse” endre verdi, da det kan være ulike klassifikasjonssystemer knyttet til de ulike arkivdelene.
Klasse/Sekundære klasser
Nedtrekksmenyen her er basert på det klassifikasjonssystemet som er knyttet til arkivdelen. Velg hvilken klasse saken skal klassifiseres under. Ved å begynne å skrive i klassifikasjonsfeltet, vil løsningen filtrere og gi deg relevante klasser. Det er også mulig å benytte sekundærklasser.
Tittel
Denne bør inneholde en beskrivende tittel av hva saken gjelder. Tenk på at metadata (f.eks person id, fødselsnr el.l.) som ligger som klassifikasjon er ikke nødvendig å ta med i tittelfeltet, det er uansett søkbart/filtrerbart når det er registrert på mappen/saksmappen.
Offentlig tittel
Offentlig tittel brukes dersom saken skal skjermes. Da vil offentlig sakstittel benyttes i for eksempel postliste eller publiseringsløsning.
Skjerming
Dersom saken skal skjermes, må det her angis hvilken hjemmel som skal benyttes. Nedtrekksmenyen inneholder de hjemlene som er lagt inn i deres arkiv. Om det mangler en hjemmel må du ta kontakt med deres administrator for å få lagt til denne.
Nøkkelord
Velg nøkkelord for mappen. Disse kan du også opprette ved å skrive de inn. (valgfritt)
Type
Velg hvilken mappetype som skal opprettes. Disse defineres i Admin-seksjonen.
Saksdato (kun saksmappe)
Saksdato settes automatisk til dagens dato, men kan endres tilbake i tid dersom registreringen skjer i etterkant.
Administrativ enhet (kun saksmappe)
Velg i nedtrekksmenyen hvilken administrativ enhet saken skal legges innunder.
Saksansvarlig (kun saksmappe)
Denne settes automatisk til brukeren som er logget inn, men dersom det er en annen som skal håndtere saken, kan dette endres ved å bruke nedtrekksmenyen.
Legg til
Her kan du legge til Merknad, Eiendom, Bygning, Adresse og/eller Plan, de 4 siste oftest brukt i byggesak og tekniske arkiv.
Når påkrevde felter er utfylt, klikk på "Opprett". For saksmapper blir saksnr (løpenr) opprettet.
Man blir sendt tilbake til oversikten, og mappen/saksmappen som akkurat ble opprettet legger seg øverst på Arkiv-siden:
"Opprett og ny"-knappen kan du bruke om du skal lage flere mapper/saksmapper etter hverandre, da blir du ikke sendt tilbake til oversikten, men får et nytt dialogvindu for neste mappe/saksmappe du skal opprette.
Hvor legger informasjonen seg?
For å få informasjon om mappen/saksmappen, klikk på mappen én gang. Da vil du få opp informasjonen til høyre i bildet.
Du finner også Funksjonsmenyen her (knappen med tre prikker i), hvor du bl.a. kan skrive ut QR-kode, endre metadata, avslutte eller slette saksmappen (gitt at du har tilgang til det):
