PLP er en publiseringsportal som gir Documasters kunder en mulighet til å publisere arkivmateriale.
Om PLP – Documasters innsynsportal
PLP er en publiseringsportal som gir Documasters kunder en mulighet til å publisere arkivmateriale. Portalen vil kunne legges på en ekstern eller intern kundeside med en url som f. eks. [kundenavn].innsyn.documaster.no. Portalen er et separat produkt som må kjøpes ved siden av en vanlig installasjon.
Bruksområder
Portalen kan ha flere bruksområder. Typiske brukerscenarioer er:
- Publisering av offentlig journal
- Intern publisering i organisasjonen
- Publisering av spesifikke arkivdeler/serier, som f. eks historiske byggesaksarkiver.
Publisering
I utgangspunktet kan alt fra Documaster publiseres gjennom PLP uavhengig av arkivstatuser, dvs at også ting som er uavsluttet (ikke har en ferdigstatus) vil kunne publiseres.
Publisering gjøres ved at man velger kriterier for publiseringen (f. eks journalført datoer, arkivdeler, statuser e. l.) og velger om man vil publisere bare metadata, eller metadata og dokumenter.
For øyeblikket kan man maksimalt publisere et tidsspenn 3 måneder om gangen (men man kan publisere flere ganger for å få lengre perioder). I ny versjon av brukergrensesnittet vil denne grensen forsvinne.
Ingenting publiseres automatisk til PLP uten en aktiv handling fra administrator/arkivar i Documaster, man trenger med andre ord ikke å være bekymret for at noe havner i portalen øyeblikket det arkiveres i Documaster.
Skjermet arkivmateriale
Ved publisering av skjermet materiale vil kun offentlig tittel vises. Dersom det ikke finnes en offentlig tittel, vil man få teksten «ingen offentlig tittel».
Korrespondanseparter blir også skjermet automatisk ved skjerming av journalposten og vil ikke være synlig i portalen. Ved uskjermet publisering vil alltid korrespondansepartene vises. Ved publisering av skjermet materiale det heller ikke være mulig å publisere dokumenter.
Innsyn
Ved publisering av skjermet arkivmateriale, eller dersom bare metadata er publisert kan alle med tilgang til portalen søke innsyn i dokumentene. Dette gjøres gjennom portalen. Ved oppsett legges det inn adresse til den som skal behandle innsynet. Denne vil motta alle henvendelser og kunne publisere de aktuelle dokumenter
Formater
Man kan velge å kun publisere metadata, eller metadata og dokumenter. Dokumentformatet som støttes på innsynsportalen er PDFa, og dokumenter må enten være lastet opp som dette eller bli konvertert til formatet før de er tilgjengelige for nedlasting. Formater som ikke støttes kan forespørres i løsningen. Da vil det gå en bestilling (epost) til kontaktadressen i innsynsløsningen.
Publisering fra gammelt grensesnitt
For å publisere saker, gå til Registreringer-fanen.
Filtrer frem utvalget som skal publiseres ved å velge arkivdel, type, periode, skjermet/ikke skjermet etc
Marker alle i visningen evt alle basert på filtreringen:
Trykk så til høyre på "Fortsett (av)publisering"
Du får opp dette vinduet, og kan velge "Bare metadata", "Metadata og dokumenter" eller å avpublisere.
Publisering fra nytt grensesnitt
Filtrer frem sakene som skal publiseres. Velg arkivdel, periode osv
Marker alle i visningen, evt alle basert på filteret:
Trykk så på "papirflyet" for å publisere (det er for øyeblikket to papirfly der, hold musepekeren over for å velge det riktige - du skal velge Publiser)
Du får opp dette vinduet og kan velge "Bare metadata", "Metadata og dokumenter" eller å avpublisere.
