SvarUt - sende fra Documaster

Denne artikkelen handler om hvordan sende ut korrespondanse via SvarUt integrasjonen i Documaster

image-png-4 Denne fremgangsmåten gjelder kun når installasjonen har en etablert SvarUt løsning

Steg 1: 

Følgende kriterier må være på plass for at dokumentet kan sendes via SvarUt:

  • Mottakers organisasjonsnummer eller fødsels- og personnummer må være lagt inn på korrespondansepart
  • Mottakers postadresse (adresse, postnummer og sted)
  • Dokumentet må være ferdigstilt og i pdfA-format*
    • Merk at om det er flere dokumenter i forsendelsen må alle dokumentene være ferdigstilte før status settes til Klar for ekspedering, ellers kan man risikere at arbeidsflyten kjører og kun de ferdigstilte sendes ut

  • Status settes i Klar for Ekspedering (se nederst i artikkelen for hvordan)

* Utføres av en arbeidsflyt kalt RMS Polling koblet til deres arkiv-installasjon, som kjører når dokumenter settes i status F

Tips3 Ferdigstilling (F) kan både gjøres i saksmappen, og via Dokumenter fanen (se eksempel nedenfor). 

Steg 2:

Jevnlig kontroller at utsendelse av dokumentene er vellykket. 

  • Status E = Ekspedert
  • Status EF = Ekspedisjon mislyktes (failed)
  • Status KE betyr at dokumentet er klart for ekspedering, men er ikke sendt ennå. Årsak kan være at pdfA ikke er tilgjengelig ennå, eller at fødsels- og personnummer eller organisasjonsnummer mangler

 

Tips3

For å få overblikk benytt Registreringer-fanen. På Status velger du Ekspedert og/eller Ekspedisjon mislyktes og/eller Klar til ekspedering, og trykk Filtrer, så får du opp det du trenger å se:

 

For å sette status Klar for Ekspedering

Stå på journalposten som skal ekspederes, og trykk på knappen med tre prikker. Velg Endre:

På status, endre til Klar til Ekspedering, og trykk deretter Oppdater:

Ferdigstille dokument fra Dokumenter-fanen

  • Gå til Dokumenter-fanen, filtrer på dokumenter som er under redigering (om det er mange dokumenter der kan det være hjelpsomt)
  • Endre status på dokumentet ved å trykke på nedtrekksmenyen: