Skapa nytt ärende/ny mapp i webgränssnittet

Documaster eArkiv har funktioner för att skapa nya objekt direkt i gränssnittet. Här är instruktioner för hur man skapar nytt ärende/ny mapp.

Användarmanualer 2.x -> Arkiv  

Se till att du står på Arkiv, klicka på knappen Ny till höger, se bild nedan. Klicka sedan på Ärendemapp (eller mapp om det är det du vill skapa).

Ett nytt fönster öppnas. Arkivdel, Klassificering och Titel är obligatoriska fält. Se under bilden för mer information om hur formuläret ska fyllas i. (Fältuppsättningen är olika beroende på om du valt att skapa ärende eller mapp.)

  • Arkivdel (endast om det finns flera arkivdelar): Om det finns flera arkivdelar måste man välja vilken arkivdel ärendet ska läggas upp i. Har man valt arkivdel på Arkivsidan är denna förvald när man väljer Ny mapp / ärendemapp. Baserat på vald arkivdel kommer värdena i rullgardinsmenyn Klassificering ändras och visa det klassificeringssystem som är knutet till arkivdelen.
  • Klassificering: Innehållet i rullgardinsmenyn här baseras på det klassificeringssystem som tillhör arkivdelen. Välj från listan vilken klassificering ärendet ska klassificeras under. Genom att börja skriva i fältet kommer systemet att filtrera och visa relevanta klassificeringar. Det är också möjligt att använda sekundära klassificeringar.
  • Nyckelord: Välj nyckelord för ärendet. Du kan också skapa nya nyckelord genom att skriva in dem i fältet.
  • Typ: Välj vilken ärendetyp som gäller för aktuellt ärende. Dessa definieras i Admin-sektionen
  • Titel: Detta fält bör innehålla en beskrivande titel om vad ärendet handlar om.
  • Offentlig titel: Offentlig titel användas om ärendet är belagt med sekretess. Då kommer Offentlig titel att användas för t ex postlista.
  • Ärendedatum: Ärendedatum sätts automatiskt till dagens datum, men kan ändras bakåt i tid om registreringen görs i efterhand.
  • Administrativ enhet: Välj i listan vilken administrativ enhet ärendet ska läggas under.
  • Ärendeansvarig: Denna sätts automatiskt till aktuell (inloggad) användare, men om det är någon annan som ska stå som ansvarig kan detta ändras genom att välja ansvarig i listan.
  • Sekretess: Om ärendet ska beläggas med sekretess ska man här ange vilket lagrum som sekretessen hänvisar till. Listan innehåller de lagrum som är relevanta för ärendehantering. Listan kan underhållas i Admin-sektionen.
  • Det kan även förekomma fler fält här, sk verksamhetsspecifika metadata.
  • När minst obligatoriska fält är ifyllda klickar man på  Spara. Ärendenummer skapas och man hamnar i ärendelistan igen. Nya posten ligger överst i listan.

För att se information om den nya ärendemappen klickar man en gång på den. Informationen visas då i infsrektionen till höger.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Synd att vi inte kunde vara till hjälp. Hjälp oss förbättra denna artikel med din feedback.