Gallring

Gallringsinformation kan följa med från ett källsystem, sättas på klassificering eller sättas manuellt i Documaster eArkiv. Behörighet att gallra sätts av systemadministratör.

Användarmanualer 2.x -> Gallring

Systemet kontrollerar regelbundet med en bakgrundsfunktion om det finns poster som är redo för gallring. Dessa kommer då att läggas till i listan på gallringsfliken. När det finns poster i systemet som är redo för gallring visas en markering på ikonen för gallring. Markeringen visas så länge det finns poster som kan gallras.

Klicka på ikonen Gallring i menyn till vänster.

Funktionen Gallring kräver utökade behörigheter så det är endast användare med rätt behörighet som ser denna ikon.

Gallring sätts på klassificering (se mer i avsnittet Klassificeringssystem)

Alla klassificeringar där det finns dokument redo att gallras visas i listan Klassificering. Om listan är lång kan man skriva in sökord i fältet, t ex något ord eller nummer för klassificeringen, så visas de klassificeringar med dokument redo för gallring som matchar sökordet.

Man väljer önskad klassificering genom att klicka på den i listan. Klicka sedan på Sök för att få upp listan med dokument för vald klassificering.

Alla dokument i vald klassificering som är redo att gallras visas i listan. Man kan här kontrollera alla poster i listan och markera med kryss de som ska gallras. Man kan också markera alla på en gång genom att markera i kryssrutan längst upp till vänster och avmarkera de som eventuellt inte ska gallras vid detta tillfälle.

När listan är kontrollerad, och alla dokument som ska gallras är markerade, klickar man på Gallra uppe till höger.

Nu visas ett fönster där man får bekräfta att man vill gallra valda dokument genom att markera kryssrutan Gallrade dokument kan ej återskapas och sedan klicka på knappen Ja. Gallringen utförs då.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Synd att vi inte kunde vara till hjälp. Hjälp oss förbättra denna artikel med din feedback.