Admin-fanen - Klassifikasjonssystemer

Alle offentlige virksomheter skal ha et klassifikasjonssystem – ofte kalt en arkivnøkkel – for ordning av sitt saksarkiv. Systemet skal omfatte alle virksomhetens saksområder.

Klikk på Admin i menyen til venstre Klikk på Innstillinger Klikk på Klassifikasjonssystemer

Når du klikker på Klassifikasjonssystemer får du opp alle klassifikasjonssystemer i listen på venstre side.

Klassifikasjonssystemet kan struktureres hierarkisk, som i eksemplet nedenfor. Klikker man på de grå knappene ekspanderes de underliggende nivåene. 

Øverst til høyre finnes ikoner for å redigere og slette det aktuelle klassifikasjonssystemet. 
Det kan kun slettes hvis det ikke er i bruk. 

For å lage et nytt klassifikasjonssystem, trykk på den grønne knappen. Nytt klassifikasjonssystem. 

Opprette Klassifikasjonssystemer

For å opprette et nytt Klassifikasjonssystem klikker du på den grønne knappen nede til venstre, merket "Nytt klassifikasjonssystem".
Du vil da få opp følgende bilde:

• Her gir du en tittel til klassifikasjonssystemet, og legger til en beskrivelse av dette.
• Under "Importer klasser?" kan du velge Nei, eller flytte den til Ja.
  • Velger du Ja får du mulighet til å laste inn klassifikasjonssystemet fra en fil.
    For å gjøre dette, klikker du "Velg fil" og finner den ønskede filen på pcen din.
    Les mer om å importere klasser her 
  • Beholder du den på Nei bygger du opp klasser og underklasser manuelt i løsningen
• Når klassifikasjonssystemet er opprettet må du legge til klassene manuelt, om de ikke er importerte som beskrevet over.

Behandle klasser

For å opprette, redigere eller slette klasser og underklasser i klassifikasjonssystemet, klikker du på "Klasser" som vist med rød firkant i bildet under når du står inne i Klassifikasjonssystemet:

Har du allerede klasser på plass, vil disse vise i en liste som vist over. 
Tallet bakerst på linjen viser hvor mange underklasser som er på hver klasse.
Klikker du på linjen vil du få opp et bilde som viser underklassene til den klassen du har klikket på.

Opprett klasse

For å legge til en ny klasse klikker du på den blå knappen "Ny klasse," vist med rød sirkel i bildet over.
Så fyller du ut vinduet som kommer opp:

Det er identisk vindu du får opp for å lage nye underklasser.

Kassasjon

Har dere aktivert kassasjon i løsningen viser også "Sette kassasjonstidspunkt?" som et valg når du oppretter klasser og underklasser.
Velg Bevaringsvurdering, Bevaringsmyndighet og Bevaringsperiode. 

Redigere og slette klasse eller underklasse

Ønsker du å redigere eller slette en klasse eller underklasse, holder du muspekeren over den aktuelle linjen.  Du vil da får opp to ikoner på enden av linjen, som vist under:

For å redigere klassen klikker du på blyanten, vist med rød firkant i figuren over.
For å slette klassen klikker du på søppelbøtten, vist med en rød sirkel over i figuren over.
For å gjennomføre slettingen må du også verifisere dette i vinduet som kommer opp.

Redigere tittel og tilgang på klassifikasjonssystemet

For å redigere et klassifikasjonssystem klikker du på navnet i listen til venstre.
Du får opp følgende bilde:

I dette bildet vises det tilgangs-rettighetene for dette klassifikasjonssystemet. Her kan du endre rettighetene for den enkelte tilgangsgruppen.

For å redigere navnet klikker du på blyanten i høyre hjørne, merket med rød firkant i bildet over.
Du kan da redigere Tittel og Beskrivelse, som vist i bildet under:

Slette Klassifikasjonssystem

Hvis du ønsker å slette et klassifikasjonssystem gjøres dette ved å klikke på ikonet med søppelbøtte, vist med en rød sirkel to bilder opp.
Du må også bekrefte slettingen i vinduet som kommer opp.