Hva er kassasjon, og hvordan fungerer Documasters Kassasjons-modul
Offentlige arkiv av stor kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller annen viktig dokumentasjon, skal bevares og gjøres tilgjengelig for ettertiden. Materiale som ikke er bevaringsverdig kan det gjøres kassasjonsvedtak for slik at det kan slettes eller makuleres når organet ikke lenger har bruk for det. (fra arkivverket.no)
Documaster Kassasjon
Kassasjonsinformasjon kan følge med fra et kildesystem, settes på klassifisering, eller settes manuelt i Documaster Arkiv.
Funksjonen Kassasjon krever utvidede rettigheter, så det er kun brukere med disse rettighetene som kan se dette ikonet. Tilgang til kassasjon gis av en systemadministrator.
Systemet kontrollerer regelmessig om det finnes poster som er klar for kassasjon. Disse postene vil vises i Kassasjons-fanen. Når det ligger poster klare til kassasjon, vil det vises en markør (blå prikk) ved Kassasjon-ikonet. Markeringen vises så lenge det ligger poster til kassasjon der.
Klikk på Kassasjon-fanen i venstre meny, du får opp denne siden:
Kassasjon settes på Klassifikasjoner (les om klassifikasjonssystemer her)
Alle klassifikasjoner der det finnes dokumenter klar for kassasjon vises i listen i nedtrekksmenyen. Om listen er veldig lang kan du skrive inn søkeord, evt nummer-id for klassifikasjonen.
Velg ønsket klassifikasjon ved å klikke på den i listen, og trykk deretter på Søk-knappen for å få opp listen for valgte klassifikasjon.
Alle dokumenter i valgt klassifikasjon som er klar for kassasjon vises i listen.
Man kan her kontrollere alle poster i listen, og markere med kryss de som skal kasseres.
Alle dokumentene kan markeres ved å huke av i ruten helt øverst til venstre, og så kan eventuelt det som ikke skal kasseres ennå avmarkeres.
Når listen er kontrollert, og alle dokumenter som skal kasseres er merket, klikker man på KASSER oppe til høyre.
Det kommer opp et vindu der man må bekrefte at man vil kassere de valgte dokumentene ved å krysse av for «Markerte dokumenter kan ikke gjenopprettes!» og trykke på Ja. Kassasjonen utføres.
