Her finner du informasjon om hvordan du skal gå fram for korrekt å opprette en ny saksmappe eller mappe i nytt grensesnitt i Documaster når du er logget inn i nettleser.
Hva er forskjellen på en mappe og saksmappe?
Det registreres mer metadata i en saksmappe enn i en mappe. I saksmappen må saksdato, administrativ enhet og saksansvarlig registreres, i tillegg til øvrige obligatoriske felter. I en mappe er ikke dette felter som må fylles ut. Se eksempler på de to nedenfor.
Opprette mappe eller saksmappe
Sørg for at du står på Arkiv-siden.
klikk på "+ Ny" , og velg enten "Saksmappe" eller "Mappe"
Det åpnes en et nytt dialogvindu:
 |
- Arkivdel må alltid være utfylt
- Om arkivdelen har et primær klassifikasjonssystem er dette påkrevd å fylle ut.
Sekundærklasse er anbefalt, men valgfritt. - Tittel på saksmappen/mappen må alltid fylles ut.
Påkrevde felter
1 Arkivdel (ved flere arkivdeler)
Arkivdel må alltid velges først, for basert på valg av arkivdel vil verdiene i nedtrekksmenyen ”Klasse” endre verdi, da det kan være ulike klassifikasjonssystemer knyttet til de ulike arkivdelene.
2 Klasse/Sekundære klasser
Nedtrekksmenyen her er basert på det klassifikasjonssystemet som er knyttet til arkivdelen. Velg hvilken klasse saken skal klassifiseres under. Ved å begynne å skrive i klassifikasjonsfeltet, vil løsningen filtrere og gi deg relevante klasser. Det er også mulig å benytte en eller flere sekundærklasser.
3 Tittel
Denne bør inneholde en beskrivende tittel av hva saken gjelder. Tenk på at metadata (f.eks person id, fødselsnr el.l.) som ligger som klassifikasjon er ikke nødvendig å ta med i tittelfeltet, det er uansett søkbart/filtrerbart når det er registrert på mappen/saksmappen.
Valgfrie felter
Offentlig tittel
Offentlig tittel brukes dersom saken skal skjermes. Da vil offentlig sakstittel benyttes i for eksempel postliste eller publiseringsløsning.
Skjerming
Dersom saken skal skjermes, må det her angis hvilken hjemmel som skal benyttes. Nedtrekksmenyen inneholder de hjemlene som er lagt inn i deres arkiv. Om det mangler en hjemmel må du ta kontakt med deres administrator for å få lagt til denne.
Nøkkelord
Velg nøkkelord for mappen. Disse kan du også opprette ved å skrive de inn. (valgfritt)
Type
Velg hvilken mappetype som skal opprettes. Disse defineres i Admin-seksjonen.
Saksdato (kun saksmappe)
Saksdato settes automatisk til dagens dato, men kan endres tilbake i tid dersom registreringen skjer i etterkant.
Administrativ enhet (kun saksmappe)
Velg i nedtrekksmenyen hvilken administrativ enhet saken skal legges innunder.
Saksansvarlig (kun saksmappe)
Denne settes automatisk til brukeren som er logget inn, men dersom det er en annen som skal håndtere saken, kan dette endres ved å bruke nedtrekksmenyen.
Legg til
Her kan du legge til Merknad, Eiendom, Bygning, Adresse og/eller Plan, de 4 siste oftest brukt i byggesak og tekniske arkiv.
Når påkrevde felter er utfylt, klikk på "Opprett". For saksmapper blir saksnr (løpenr) opprettet.
Man blir sendt tilbake til oversikten, og mappen/saksmappen som akkurat ble opprettet legger seg øverst.
"Opprett og ny"-knappen kan du bruke om du skal lage flere mapper/saksmapper etter hverandre, da blir du ikke sendt tilbake til oversikten, men får et nytt dialogvindu for neste mappe/saksmappe du skal opprette.