Om ulike typer mapper og registreringer

Her kan du lese om hvilke ulike typer mapper og registreringer du vil kunne finne i arkivet, hvordan du ser hva som er hva, hvor du finner detaljer og forhåndsvisning av dokumenter.

Legg merke til at disse tre mappene er ulike:

S - Står for saksmappe

M - Står for mappe (basismappe)

MM - Står for møtemappe

Du ser også arkivdel mappen ligger i, primær- og sekundærklasse, datoer, evt skjerming, samt:

For Saksmapper ser du navnet på Saksansvarlig og saksstatus.

For Mapper ser du navnet på den som har opprettet mappen.

For Møtemapper er navnet du ser Utvalget møtet er for (f.eks kommunestyret, representantskapet osv)

Om du er usikker på hva informasjonen på kortet er, hold musepekeren over feltet, så kommer det en forklaring på hva du ser, f.eks slik:

For mer informasjon om mappen/saksmappen, trykk på Info-symbolet på mappen og feltet til høyre viser detaljer.

For å se inni en mappe, trykk hvor som helst på kortet

Inni mappene finner du registreringer, også disse har ulike markeringer ift hvilken type registrering det er:

JP - Står for Journalpost - kan kun ligge i saksmapper

R - Står for Registrering - basisregistreringer kan ligge i alle typer mapper

MR - Står for Møteregistrering - kan kun ligge i møtemapper

AN - Står for Arkivnotat - kan kun ligge i saksmapper

For å se detaljer på registreringen, trykk på Info-symbolet oppe til høyre på kortet:

For se dokumenter i registreringen, trykk på registreringskortet.

For å se selve dokumentet, trykk enten på Info-ikonet og velg forhåndsvisning

Eller trykk direkte på dokumentet så får du opp en slik visning:

Merk at forhåndsvisning av dokumenter kun gjelder på .pdf

Mange dokumenter kommer inn i arkivet i annet format, f.eks .docx, .eml etc, og så konverteres disse til .pdf så snart dokumentet er ferdigstilt.