Under Arkiv og Arkivdeler setter du opp strukturen på din Documaster-løsning.
Gå til:
Arkiv og Arkivdeler finner du her:
 |
|
Når du velger Arkiv og arkivdeler vil du få opp følgende vindu:
Til venstre ser du alle arkivene og arkivdelene i løsningen.
Hvis du klikker på et arkiv eller en arkivdel får du opp bildet som vist over. Her kan du endre tilganger til de forskjellige tilgangsgruppene i løsningen
Opprette Arkiv
For å opprette et nytt arkiv klikker du på den grønne knappen "Nytt arkiv"
Du får da opp følgende bilde:
Når du har fylt ut nødvendig informasjon, klikker du på "Opprett"
Redigere Arkiv
For å redigere et arkiv klikker du på blyanten, vist med rød sirkel i figuren under:
Du vil da få opp redigeringsvinduet, som vist under:
Her gjør du ønskede endringer og klikker på "Oppdater"
Slette Arkiv
For å slette et arkiv klikker du på søppelbøtte-ikonet
Du må også bekrefte slettingen i vinduet som kommer opp.
Merk at dette vil slette alle arkivdeler, filer, registreringer og dokumenter i arkivet. Handlingen kan ikke angres.
Opprette Arkivdel
Under hvert arkiv må du opprette en eller flere arkivdeler. Dette gjør du ved å klikke på "+ Ny arkivdel" som vist med rød firkant i figuren under.
Du får da opp følgende bilde:
Her fyller du ut Tittel og Beskrivelse.
Du kan i tillegg velge Klassifikasjonssystem og Sekundært klassifikasjonssystem(er).
Merk at primærklassifikasjonssystem må velges ved opprettelse av arkivdelen, dette kan ikke endres eller legges til senere. Man kan kun velge ett primærklassifikasjonssystem.
Sekundærklassifikasjonssystem kan legges til i etterkant av opprettelse av arkivdelen. En arkivdel kan ha flere sekundærklassifikasjonssystemer.
Hvordan klassifikasjonssystemer settes opp ser du i avsnittet om klassifikasjonssystemer
 |
Primærklassifikasjon kan kun legges til idet arkivdelen skapes, ikke i etterkant! |
Redigere Arkivdel
For å redigere en Arkivdel klikker du på denne i listen til venstre. Du vil da få vinduet som vist i figuren under.
For å redigere Arkivdelen klikker du på blyanten, merket med rød firkant i figuren over.
Du vil da få opp redigeringsbildet som vist i bildet under:
Her gjør du ønskede endringer og klikker på "Oppdater"
Merk at man kan ikke endre primærklassifikasjonssystem etter at arkivdelen er opprettet. Dette kan kun velges ved opprettelse.
Sekundærklasser og VSM kan legges til i ettertid. Sekundærklassifikasjonssystemer og VSM kan ikke fjernes fra arkivdelen hvis de er i bruk på objekter i arkivdelen.
Avslutte arkivdel
Stå på arkivdelen i Admin
Trykk på sirkelen med kryss:
Du vil bli bedt om å bekrefte
Arkivdelstatus vil bli oppdatert til Avsluttet
Slette Arkivdel
For å slette en arkivdel klikker du på søppelbøtten, vist med rød firkant nedenfor.
Du må også bekrefte slettingen i vinduet som kommer opp.
Alt i arkivdelen blir slettet og det kan ikke gjenopprettes.
