Denne artikkelen handler om hva journalføring er, hva som skal registreres som en journalpost og hva som skal arkiveres.
Hva er journalføring
Offentlighetsloven, arkivloven og arkivforskriften gir regler for journalføring. I tillegg kan bedriftens interne retningslinjer bestemme om dokumenter skal journalføres eller registreres.
Alle offentlige virksomheter er pliktige å ha arkiv, og å sikre at arkivet er en kvalitetssikret informasjonskilde både for samtiden og ettertiden. Arkivering og journalføring skal kun gjøres i et godkjent fagsystem eller sak-/arkivsystem.
Documaster er Noark 5 godkjent av Arkivverket.
Journalen er en kronologisk oversikt over brev, epost, notater og andre dokumenter som blir brukt i saksbehandlingen. Dokumentene må registreres fortløpende, med informasjon om hvem som er avsender og mottaker, hva de omhandler, dato, saken de inngår i, og hvordan de er fulgt opp eller behandlet.
Journal er offentlig, slik at publikum, presse og andre kan begjære innsyn i dokumentene.
Offentlighetsloven regulerer hvilke dokumenter man kan få innsyn i.
Hva skal du journalføre?
Tre punkter for å avgjøre om noe skal journalføres:
- Er dokumentet et saksdokument?
- Er det sendt inn eller ut av virksomheten?
- Blir det saksbehandlet, og har verdi som dokumentasjon?
Om du kan svare ja på disse tre punktene skal dokumentet journalføres.
Les mer om dette i Arkivverkets veileder
Slik journalfører du fra epost via Documaster tillegg i O365
Slik journalfører du direkte i Documaster
Hva skal arkiveres, men ikke journalføres?
Om dokumentet ikke oppfyller de tre punktene over til journalføring, men likevel har blitt saksbehandlet eller har verdi som dokumentasjon, skal det arkiveres. Forskjellen er at ifølge loven kreves det ikke at disse dokumentene skal i offentlig journal.
Interne dokumenter kan også ha verdi som dokumentasjon, for eksempel møtereferater fra ledergruppen eller en vurdering fra juridisk avdeling i bedriften som danner grunnlag for beslutning i en sak. Denne type dokumentasjon kan være verdifull i ettertid, og dekker forhold som ikke nødvendigvis kommer til syne i den utgående korrespondansen i en sak.
Dokumenter som skal arkiveres må fortsatt knyttes til en sak i sak-/arkivsystemet.
I Documaster kalles denne type arkivering for en registrering.
Les mer om dette i Arkivverkets veileder
Slik arkiverer du via Documaster tillegg i O365
Slik arkiverer du direkte i Documaster
Arkivverkets veileder
Arkivverket har laget en god veileder som beskriver journalføring og arkivering av dokumentasjon godt:
Veileder for arkivering og journalføring i departementene og statlige virksomheter