Speciellt vid registrering i arkivet är det avgörande att rätta felaktigt registrerade objekt på ett korrekt sätt.
VIKTIGT:
Observera att om du raderar något i arkivet så är detta en permanent åtgärd, och objektet kan inte återställas.
Journalposter och ärenden får inte raderas, eftersom detta kan leda till "hål" i nummerserierna. Vid ett Noark-utdrag måste sådana avvikelser redovisas. Istället för att radera journalposten eller ärendemappen, ska dessa sättas till statusen Utgår. Metadata bör tas bort, och om så önskas kan titeln ändras, innan dokumenten raderas.
Mappar (basismappar), registreringar och enskilda dokument (filer) kan raderas utan att detta orsakar samma problematik.
Felaktigt registrerad journalpost
(Observera att om journalposten endast har hamnat i fel saksmappe kan den flyttas till rätt saksmappe istället för att raderas - läs hur du gör här )
Ta bort eventuell personsensitiv metadata, ställ journalpostens status till Utgår och lägg till en merknad. Avsluta med att radera dokumentet.
Steg 1 - Ta bort korrespondensparter
För att ta bort korrespondensparter, välj journalposten och klicka på informationsikonen. Välj sedan alternativet för korrespondensparter.
Du kommer att se avsändare och mottagare i två separata flikar, välj den som är relevant.
Placera muspekaren över den avsändare eller mottagare som du vill ta bort, så visas en papperskorgssymbol. Klicka på denna för att radera, och du måste bekräfta raderingen.
Steg 2 - Ändra titel, uppdatera journalpostens status och ta bort klasser
För att ändra titeln, sätta statusen till Utgår och ta bort eventuella klasser, följ dessa steg:
Markera journalposten och placera muspekaren över den. En blyertssymbol kommer att visas uppe till höger.
Klicka på denna så öppnas ett redigeringsfönster.
1.
Uppdatera titeln - Ändra titeln till exempelvis "Utgår - felaktigt registrerad" eller liknande så att det tydligt framgår att journalposten ska ignoreras (kom ihåg att göra detta både för Tittel och Offentlig tittel).
2.
Ändra journalpostens status till Utgår
3.
Ta bort eventuell sekundärklass om den är personsensitiv genom att klicka på krysset bredvid klassen. Om primärklassen är personsensitiv kan den inte raderas; istället måste den ändras till en annan klass inom samma klassifikationssystem (till exempel kan det finnas en testklass eller dummyklass som kan användas).
4.
Klicka på knappen för att uppdatera.
Steg 3 - Lägga till en merknad
När du gör ändringar som dessa är det viktigt att lägga till en merknad som förklarar bakgrunden till ändringen.
Stå på journalposten och klicka på informationsikonen.
I panelen till höger, klicka på "+ Lägg till mer" (om journalposten redan har merknader är detta steg onödigt).
Välj Merknader.
Ett fönster för registrering av merknad öppnas.
Välj typ av merknad.
I fältet för innehåll, beskriv bakgrunden till ändringen.
Klicka på knappen för att skapa.
En merknad kommer då att läggas till på journalposten med datum och information om vem som har skapat merknaden.
Steg 4 - Ta bort dokumentet
Avslutningsvis ska dokumentet (filen/pdf'en) tas bort.
Stå på själva dokumentet
Klicka på funktionsmenyn (de tre prickarna) och välj alternativet för att ta bort. 
Bekräfta sedan raderingen för att slutföra processen.
Felaktigt registrerad saksmappe
Om en saksmappe är felaktigt registrerad i arkivet måste först alla journalposter i saksmappen hanteras enligt instruktionerna ovan. (Observera att om saksmappe endast är placerad i fel arkivdel kan den istället flyttas till rätt arkivdel, snarare än att sättas till statusen Utgår.)
Steg 1 - Justera saksmappen.
- Uppdatera titeln till exempelvis "Utgår - felaktigt registrerad".
- Ta bort eller ersätt eventuell klass som innehåller personsensitiv information.
Steg 2 - Ändra ärendets status
Ändra ärendets status till Utgår genom att klicka på funktionsmenyn (de tre prickarna) och välja alternativet för att ändra saksstatus.
Ändra statusen till Utgår och klicka på knappen för att bekräfta ändringen.
Steg 3 - Lägg till en merknad
Merknaden registreras också på ärendet med datum och information om vem som har lagt till merknaden.
