Generere Noark 5 uttrekk

Merk at kostnader kan påløpe for håndtering av det ferdige uttrekket. Ta kontakt med support@documaster.no for avklaringer rundt dette.

For å utføre oppgaven med å skape et Noark 5 uttrekk fra Documaster, er det noen steg som må være på plass før dette kan utføres:

Er alle dokumenter ferdigstilte og konverterte?

Om arkivdelen(e) inneholder dokumenter i produksjonsformat som dere ønsker at skal være konverterte til arkivformat må dere sørge for at dokumentene er ferdigstilte og konverterte før dere utfører uttrekket.

Noark-uttrekk kan også tas på en ikke avsluttet arkivdel og på produksjonsformat. Om dette er hensiktsmessig må dere avgjøre basert på omstendighetene/bakgrunnen for uttrekket. 

Sjekk om arkivet/arkivdelen som skal hentes ut har dokumenter som ikke er ferdigstilte ved å filtrere på Type Dokument, arkiv/arkivdel og Dokumentstatus. Velg alle dokumentstatuser unntatt "Dokumentet er ferdigstilt"

Hvis utvalget gir resultater betyr det at det er dokumenter som vil bli lukket i forbindelse med avslutning av arkiv/arkivdel.

Du kan også velge å lukke alle åpne saker i en bulkoperasjon, da vil også dokumentene bli ferdigstilte

Les om hvordan du avslutter arkivdel i denne artikkelen

Les hvordan du oppdaterer lukker eller oppdaterer saksstatus i bulk i denne artikkelen

Merk at dokumentene vil trenge tid på å bli ferdig konvertert til arkivformat FØR du kan ta Noark-uttrekket.

Starte uttrekk i Documaster

Uttrekk genereres på arkivdeler. Du kan velge én, flere eller alle arkivdeler fra samme arkiv. 

1. Velg arkivdel(er), og trykk Bruk

2. Marker alle saker, og trykk deretter «velg alle»:

3. Benytt nedtrekksmenyen "Start masseoppdatering" til høyre over sakene:

4. Når valget om å produsere Noark 5 uttrekk er trykt, kommer det opp et bilde hvor du legger inn informasjon tilhørende uttrekket. Disse er:

- Arkivskaper (hvem har skapt materialet i arkivdelen)
- Avleverende organ
- Kommentar (om det er noe spesielt som skal kommenteres om uttrekket)
- Kontaktperson 
- To avkrysningsbokser for om dokumenter skal knyttes til og om alle dokumentformater skal tas med.
- Om «alle dokumentformater» ikke er avkrysset må du i nedtrekksmenyen under velge hvilke formater som skal tas med.


Videre, når dette er gjort, trykkes «Lag uttrekk». Da vil systemet sette i gang prosessen med å generere uttrekket. Dette kan ta en del tid. Det kommer an på hvor mange objekter og data som ligger i den aktuelle arkivdelen.

Noter tid og dato for når uttrekket blir startet.

Hente ut ferdig uttrekk

Selve uttrekket, når det er ferdig, vil bli lagret på filserveren til Documaster-instansen.

Ta kontakt med support@documaster.no for å bestille uthenting av uttrekket. Informer da om

• url til installasjonen
• dato og tidspunkt uttrekket ble startet
• hvem som skal laste ned uttrekket (epostadresse)
• om vedkommende som skal laste ned uttrekket sitter utenfor organisasjonen vil vi trenge IP  adressen vedkommende sitter på også

Uttrekket vil bli tilgjengeliggjort på et sftp område, og innloggingsdetaljer vil bli delt med vedkommende som skal hente uttrekket.