Det er mulig å generere Noark 5 uttrekk fra det nye grensesnittet*
For å utføre oppgaven med å skape et Noark 5 uttrekk fra Documaster, er det noen steg som må være på plass før dette kan utføres:
Er alle dokumenter ferdigstilte og konverterte?
Sjekk om arkivet/arkivdelen som skal hentes ut har dokumenter som ikke er ferdigstilte
Det gjør du ved å filtrere på Type Dokument, arkiv/arkivdel og Dokumentstatus. Velg alle dokumentstatuser unntatt "Dokumentet er ferdigstilt"
Hvis utvalget gir resultater betyr det at det er dokumenter som vil bli lukket i forbindelse med avslutning av arkiv/arkivdel, og disse dokumentene vil trenge tid på å bli ferdig konvertert til arkivformat FØR du kan ta Noark-uttrekket.
Avslutte arkivdel
Les om hvordan du avslutter arkivdel i denne artikkelen
Noark-uttrekk kan også tas på en ikke avsluttet arkivdel, om dette er hensiktsmessig må dere avgjøre basert på omstendighetene/bakgrunnen for uttrekket.
Starte uttrekk i Documaster
1. Uttrekk genereres på arkivnivå eller på en enkelt arkivdel. Arkiv eller arkivdelen skal være avsluttet.
2. Når dette er gjort kan du initiere uttrekksfunksjonaliteten. Dette gjøres ved at aktuelt arkiv eller aktuell arkivdel filtreres frem i grensesnittet.
3. Marker alle saker, og trykk deretter «velg alle»:
4. Videre benyttes nedtrekksmenyen "Start masseoppdatering" til høyre over sakene:
5. Når valget om å produsere Noark 5 uttrekk er trykt, kommer det opp et bilde hvor du legger inn informasjon tilhørende uttrekket. Disse er:
- Arkivskaper (hvem har skapt materialet i arkivdelen)
- Avleverende organ
- Kommentar (om det er noe spesielt som skal kommenteres om uttrekket)
- Kontaktperson
- To avkrysningsbokser for om dokumenter skal knyttes til og om alle dokumentformater skal tas med.
- Om «alle dokumentformater» ikke er avkrysset må du i nedtrekksmenyen under velge hvilke formater som skal tas med.
Videre, når dette er gjort, trykkes «Lag uttrekk». Da vil systemet sette i gang prosessen med å generere uttrekket. Dette kan ta en del tid. Det kommer an på hvor mange objekter og data som ligger i den aktuelle arkivdelen.
OBS! Noter tid og dato for når uttrekket blir startet
Hente ut ferdig uttrekk
Selve uttrekket, når det er ferdig, vil bli lagret på filserveren til Documaster-instansen.
Ta kontakt med support@documaster.no for å bestille uthenting av uttrekket. Informer da om
- url til installasjonen
- dato og tidspunkt uttrekket ble startet
- hvem som skal laste ned uttrekket (epostadresse)
- om vedkommende som skal laste ned uttrekket sitter utenfor organisasjonen vil vi trenge IP adressen vedkommende sitter på også
Uttrekket vil bli tilgjengeliggjort på et sftp område, og innloggingsdetaljer vil bli delt med vedkommende som skal hente uttrekket.